Як вести висококласне бізнес-спілкування за допомогою email-листів. 

У попередніх матеріалах з діджитал-етикету ми вже з’ясували, як правильно поводити себе під час онлайн-відеоконференції і яких правил потрібно дотримуватися під час листування в месенджерах. У цьому матеріалі поділимося дієвими порадами, які допоможуть виявити максимальну повагу до свого співрозмовника та вибудувати  продуктивне та приємне бізнес-спілкування.

1. Правильно назвіть поштову скриньку

Навіть ідеально складений лист за всіма вимогами не врятує вашу комунікацію, якщо ви надішлете його з пошти “lenochka999” чи “krasivayakonfetka”. Залиште такі назви для близьких друзів.

Звичайно, якщо ви працюєте в компанії, у вас, вірогідно, є службова, “протокольна” пошта під доменом компанії. І для бізнес-спілкування — це найкращий варіант формату email. 

Якщо ж ви маєте створювати робочий email самостійно, то найкраще використати в назві свої прізвище та ім’я. 

2. Завжди вказуйте тему листа

У темі листа важливо коротко та чітко пояснити адресанту, про що ваш лист. Сформулюйте 2-3 словами суть: “Комерційна пропозиція для *назва компанії-отримувача листа”, “Прайс за червень 2020”.

Це поле ніколи не можна залишати порожнім. 

3. Завжди ввічливо вітайтеся

Це правило 2 в 1, навіть 3 в 1.

По-перше, завжди вітайтеся.

По-друге, вітайтеся ввічливо: не пишіть “привіт” в діловому листуванні. Зовсім без привітання теж погано. Звертайтеся у діловому листуванні на Ви, навіть якщо людина набагато молодша за вас.

І по-третє, намагайтеся персоналізувати повідомлення: за можливості дізнавайтеся, як звати вашого співрозмовника і напишіть його ім’я в привітанні: “Доброго дня, Валерію!”

Це привертає увагу співрозмовника, персоналізує звернення, додає приємного настрою. 

4. Пишіть максимально короткі листи

Ви пишете не книгу, а бізнес-лист, яким когось про щось інформуєте. Намагайтеся викладати інформацію лаконічно — це оцінять. Використовуйте короткі тезиси, прості речення. Вміщуйте основну суть листа в 1-2 абзаци.

Не забувайте ці абзаци структурувати — так вмикається кліпове мислення (сприйняття інформації за 1,5 сек). Якщо лист легко сприймати, його точно розглянуть детальніше.  

5. Створіть в налаштування бізнес-підпис 

Укажіть в підписі прізвище, ім’я, вашу посаду, контакти для зв’язку. Не створюйте собі щоразу проблеми — зробіть в налаштуваннях універсальний підпис і спокійно листуйтеся.

Обновлюйте підпис, за потреби, якщо контакти змінюються, вони мають бути робочими.  

6. Не надсилайте один лист одразу всім

Звичайно, хочеться надіслати всім інформацію в одному листі за раз, щоб якомога швидше закінчити монотонну роботу. Це величезна помилка діджитал-етикету.

Комерційна пропозиція чи прес-реліз з різними сторонніми отримувачами — будуть проігноровані отримувачами чи ж викличе насмішку над вами. 

7. Надавайте відповідь вчасно

Ділове листування зазвичай не вимагає миттєвої відповіді, оскільки найчастіше робочі запити потребують узгоджень чи ретельного обмірковування.  

Якщо ви спілкуєтеся зі знайомою людиною — допустимо відповідати протягом 24-х годин, незнайомій — протягом тижня. 

8. Налаштуйте автовідповідач

Якщо ви плануєте відпустку чи якусь іншу перерву, налаштуйте автовідповідач, який повідомить співрозмовника про тривалість вашої відсутності та до кого можна звернутися для вирішення робочих питань. Залиште у відповіді контакти цієї людини.

9. Стежте за граматикою та орфографією

Вам пробачать відсутність однієї-двох ком, та і якщо десь крапку не доставите. Однак пробачать не означає вподобають.

Банальна безграмотність чи неуважність до якості тексту свідчить про те, що ви несерйозно поставилися до бізнес-комунікації, а отже — і до співрозмовника. 

10. Будьте уважні з критикою

Якщо вас просять оцінити роботу, а вона вам не подобається, то надати відповідь потрібно максимально делікатно.

Ніколи не переходьте на особистості у висловленні критики, а максимально об’єктивно оцінюйте виконану роботу.

Забудьте про виконавця роботи, максимально ввімкніть свою експертність та професіоналізм і оцінюйте випадок виключно за професійними критеріями. 

11. Відповідайте на грубість тактовно

Часом хочеться на грубість відповісти тим самим, оскільки в такі моменти над нами беруть владу негативні емоції. У діловому листуванні ні в якому разі не можна так чинити, оскільки ви створюєте не просто міжособистісний конфлікт, а й вороже ставлення до вашої компанії.

Подумайте про імідж вашої посади і роботодавця та про ваше майбутнє, заспокойтеся й надайте ввічливу відповідь. 

12. Відповідайте тому, кому треба

Стежте за тим, кому ви надсилаєте відповідь на лист. Якщо натискаєте “відповісти усім”, то усі й побачать вашу відповідь. Не розраховуєте на це — натискайте просто відповісти, а вже бажаних адресантів додавайте вручну.

Хочете, щоб другий співрозмовник точно прочитав лист, вказуйте його в основних отримувачах, а не в копії. 

13. Якщо чекаєте дій — вкажіть про це

У кінці листа, перед підписом, завжди чітко формулюйте, що вам потрібно від співрозмовника. Встановлюйте чіткі дедлайни, максимально конкретизуйте прохання.

Крім виконаних завдань, ви завжди матимете в руках письмовий доказ, що тоді-то ви просили зробити те-то, до такого-то числа. 

14. Конкретизуйте інформацію 

Найбільша помилка — думати, що ваш співрозмовник “і так все зрозуміє”. Те, що зрозуміло вам, не завжди буде автоматично зрозуміло йому.

Максимально конкретизуйте інформацію в листі, щоб уникати додумувань, і вибудовувати зрозумілу та приємну комунікацію. 

Ці нескладні правила допоможуть вам довести до автоматизму грамотне та ввічливе написання листів. Один правильно складений лист може заохотити до плідної співпраці на роки, а може назавжди відбити бажання спілкування з вами та вашою компанією. 

Професіоналізм ховається в деталях, ставтеся з увагою до питання діджитал-етикету вашого бізнес-листування.

 

Читайте гарячі новини та цікаві статті про тренди, бізнес та маркетинг на нашій сторінці в Facebook і LinkedIn, отримуйте миттєву доставку нових статей в Telegram, підписуйтеся на нашу щотижневу email-розсилку та читайте наш серйозний Instagram та Instagram-журнал коміксів про маркетинг, digital-маркетинг, PR, рекламу, HR та бізнес.

Читати більше: