Правила зворотного зв’язку після співбесіди.

Співбесіда — нелегкий процес і для кандидата, і для HR-спеціаліста. Але якщо одному залишається тільки чекати того самого дзвінка, то іншому буває нелегко сказати правду в очі, чи хоча б через месенджер. 

PRO Ідеї. Головні новини маркетингу поспілкувалися з HR-cпеціалістками, щоб з’ясувати, як грамотно надавати зворотний зв’язок після співбесіди.  

 

Олександра Прилипко керівниця відділу підбору та адаптації персоналу в компанії «Датагруп», що є всеукраїнським оператором зв’язку для бізнесу та дому.

 

 

 

  

Альона Дураєва – Human Resources Director у TCM Group Ukraine. Працювала на посаді HR Director у RAZOM GROUP та Senior HR manager у Dentsu Ukraine.

 

 

 

 

 

Яна Декусар – керівниця HR-департаменту Nota Group. 

 

 

 

 

Чи варто говорити кандидату правду щодо причини відмови чи краще ввічливо розійтися?

Процес підбору кандидатів дуже схожий на складання пазлів. І серед десятків, а інколи й сотень кандидатів, завжди є той самий ідеальний пазлик, саме для вашої компанії. Ми в «Датагруп» кожного кандидата сприймаємо як потенційного колегу, клієнта і просто друга та з кожним намагаємося вибудовувати довгострокові стосунки. Тож зворотний зв’язок для нас — не просто слова, і ставимося ми до нього відповідально та індивідуально в кожному конкретному випадку”, — Олександра Прилипко. 

Повірте, немає жодної причини у світі не надати зворотний зв’язок. Людина приділила свій час, приїхала, старалася викладатися на максимум, а у вас не знайшлося жодної хвилини для відповіді та подяки за знайомство”, — Альона Дураєва. 

Особисто я вказую кандидату на його сильні та слабкі сторони, даю поради, з чим варто ще попрацювати, після чого чесно повідомляю, що досвід кандидата поки не релевантний для тієї чи іншої позиції. Я вказую три конкретні причини, за якими кандидату відмовили. Якщо насправді такого досвіду у претендента немає, то йому набагато легше прийняти негативний результат і впевнено рухатися далі у своїх пошуках. Також я обов’язково проговорюю, що у разі появи нових вакансій, будемо раді звернутися знову. Непоганого спеціаліста я без проблем можу порекомендувати своїм колегам”, — Яна Декусар.

 

Чи потрібно детально пояснювати, чому кандидат не підійшов на посаду? 

Насправді все залежить від багатьох факторів: і від рівня посади, на яку претендує кандидат, і від причин, з яких кандидат не підійшов, і головне від бажання та готовності кандидата отримати детальне пояснення. Адже часто самі кандидати психологічно не готові сприймати розгорнутий фідбек і прагнуть лише дізнатись, пройшли вони далі чи ні. Тож завдання рекрутера ще під час співбесіди зрозуміти, як у разі необхідності надавати зворотний зв’язок конкретному кандидатові”, — Олександра Прилипко.  

Бувають випадки, коли на співбесіді виявляється, що резюме зовсім не збігається з реальним досвідом. Попри це, ми маємо подякувати за знайомство, зробити свої висновки та надати зворотний зв’язок в термін, який пообіцяли. 

Хтось із вас скаже: “Чому я маю витрачати на це час? Якщо людині потрібна робота, нехай старається і підлаштовується під нас”. Ця думка теж має своє місце, але пам’ятайте, що не тільки кандидату потрібна робота, а й роботодавцю достойний спеціаліст. Тому, основна задача HR-менеджера розкрити потенціал, допомогти кандидатові показати свої найсильніші сторони та експертизу”, — Альона Дураєва. 

Пояснювати необхідно, оскільки для  кандидата важливе розуміння, чому йому  відмовили. Іноді відмова кандидату ґрунтується на недостатньому бюджеті компанії, іноді через форс-мажор, наприклад, сама вакансія анульовується, іноді закриття вакансії  відбувається шляхом внутрішнього ресурсу. Причини можуть бути різні й кандидат, який чекає і сподівається на позитивну відповідь, обов’язково повинен зрозуміти, що пішло не так, і чому “ні”. 

Намагайтеся, завжди давати зворотний зв’язок, навіть якщо кандидат не підходить. По-перше, ви або ваш рекрутер, а в його особі й компанія, виявляєте елементарну повагу до людей, і таким чином формуєте позитивний HR-бренд організації. По-друге, ви позбуваєтеся можливості повернутися до співпраці з кандидатом надалі. Адже якщо він не підійшов зараз, можливо, стане в пригоді в майбутньому.

Тенденції ринку диктують правило: з кандидатами необхідно вибудовувати довгострокові відносини. Не забувайте про вхідний зворотний зв’язок. Завдяки йому професійний рекрутер може отримати корисну інформацію для своєї компанії, почути, як її оцінюють на ринку праці”, — Яна Декусар.

 

Скільки часу дається на зворотний зв’язок з кандидатом?

Немає сталої формули, але інколи саме швидкість надання зворотного зв’язку після співбесіди вирішує, чи працюватиме кандидат у вашій компанії або ж прийме іншу пропозицію. Тож ми завжди намагаємось бути з кандидатом на зв’язку, навіть якщо для прийняття рішення потребуємо більше часу, ніж очікувалося. З іншого боку, цей процес є двостороннім: інколи дедлайни ставить саме кандидат, адже йому теж необхідно все обміркувати й прийняти рішення”, — Олександра Прилипко.

Немає унікальної формули та проміжку часу для надання зворотного зв’язку. Головне, після першого етапу співбесіди оголосити, скільки часу вам потрібно для знайомства з іншими кандидатами та коли зможете повернутися з відповіддю. Не забувайте, якщо вам його не вистачить, і у вказаний термін ви ще не будете мати повної картини, все одно повідомте нову дату. Кожна вакансія відрізняється, і ми наперед не знаємо на 100%, як швидко знайдемо свого ідеального кандидата”, — Альона Дураєва. 

Усе залежить від вакансії. Необхідно відчувати ситуацію: з деякими претендентами, які не підходять на посаду через невідповідність базовим параметрам, варто прощатися відразу. Рішучість HR-фахівця допоможе заощадити й свій час, і час кандидата, якщо протягом короткого терміну (3-5 днів) дати коректну відповідь”, — Яна Декусар.

 

У який спосіб найкраще повідомляти кандидату про результати співбесіди? Телефон, пошта, месенджери?

Для нас клієнтоорієнтованість завжди на першому місці, тож зворотний зв’язок ми надаємо тими каналами зв’язку, які, перш за все, зручніші кандидатам. У пріоритеті телефон, але за бажанням кандидата це може бути будь-який месенджер. Головне домовитись про зручний канал зв’язку заздалегідь”, — Олександра Прилипко.

Зворотний зв’язок краще надавати в телефонній або відеорозмові. Кандидату завжди приємно, що йому приділили час особисто й у нього є можливість поставити уточнювальні питання. Якщо фізично такої можливості немає, напишіть детального листа, подякуйте в ньому за співбесіду та побажайте якнайшвидше знайти роботу мрії”, — Альона Дураєва. 

Я використовую телефон або месенджер. Іноді кількість вхідних резюме неймовірно велика, і давати зворотний зв’язок кожному кандидату, який пройшов стадію інтерв’ю, просто неможливо. В цьому випадку розумно заздалегідь попередити людину, що їй зателефонують тільки в разі позитивного рішення в конкретний термін”, — Яна Декусар.

 

Чи можна давати фідбек при інших кандидатах?

Надавати зворотний зв’язок завжди потрібно лише особисто, адже це конфіденційний і дуже особистий момент. Розмовляючи наодинці, набагато легше порозумітися та уникнути небажаних конфліктів”, — Олександра Прилипко.

Для мене є неприйнятним надавати фінальну відповідь від роботодавця при інших кандидатах. Кожен з них зовсім різний та особливий по-своєму. Вони різняться набором цінностей, темпераментом, досвідом, і ми маємо обрати індивідуальний підхід для зворотного зв’язку. Адже є моменти, на які хочеться звернути увагу, допомогти, порекомендувати, розповісти про свій особистий досвід. І такі приклади можуть бути актуальними для одного пошукача і зовсім не актуальними для іншого”, — Альона Дураєва. 

При інших ні: це ваша особиста справа, і краще все з’ясувати та зробити наодинці”, — Яна Декусар.

 

Найбільші помилки зворотного зв’язку HR з кандидатами після співбесіди

Найбільша помилка всіх часів пообіцяти надати зворотний зв’язок і… не надати його. Але є й інші, наприклад, не надавати фідбек вчасно. 

А помилкою, що може дорого вам коштувати в плані репутації, є надання неправдивої інформації та перекручування фактів. Пам’ятайте: найкраще, що ви можете зробити, це говорити правду”, — Олександра Прилипко.  

Критика. Навіть якщо кандидат припустився помилок й має недостатньо профільних знань. У такому випадку краще подякувати за цікавий діалог й  дати рекомендації, які навички потрібно покращити, на які аспекти звернути увагу.

Нав’язування своєї думки кандидатові. Просто підкажіть курси, вебінари, книгу, яка зможе допомогти. Наприклад, нещодавно на співбесіді спілкувалася з чудовим PR-менеджером. Але йому не вистачило знань у сфері SMM та роботі з напрямком Self-PR Топ-менеджменту. Треба сказати чесно про це, щоб кандидат знав, у якому напрямку рухатися. Але не наполягайте.

Акценти лише на негативних сторонах кандидата. Не забувайте вказати й сильні сторони, щоб пошукач не опустив руки та не думав, що він спеціаліст низького рівня і не зможе знайти достойну роботу. Ваш зворотний зв’язок заохотить його працювати над покращенням своїх навичок та розвиватися.

Холодне ставлення до кандидата. Якщо претендент був одним із фіналістів, а обрали іншого, то підтримайте його, акцентуючи на його сильних сторонах. Зазначте, як було складно зробити вибір, бо він один із найсильніших спеціалістів. Запропонуйте сприяння, допомогу в пошуці роботи. Скажімо, порадьте його своїм знайомим HR-колегам. Можливо, у них є схожа вакансія. Але обов’язково запитайте дозволу.

Неконтрольовані емоції. Залишайтеся емпатом. Не нападайте, коли негатив намагаються направляти на вас. Знайдіть тему чи питання, які переключать увагу. Наприклад, кандидат говорить: “Ви вважаєте, що мій досвід не релевантний, а ваші інші кандидати підходять більше. Хто ви, щоб робити такі висновки?” Поясніть, що ні у якому разі так не вважаєте. У вас є бриф/заявка на вакансію від замовника, і ви обираєте фахівця відповідно до її пунктів. Поясніть, що після співбесід детально радилися з керівником, переглядали нотатки та ознайомлювалися з резюме. І він обрав тих, хто, на його думку, може найкраще підійти на дану позицію”, — Альона Дураєва. 

Несвоєчасність. Дуже часто рекрутери затягують зі зворотним зв’язком  або не дають його взагалі.

Некомпетентний зворотний зв’язок. Те, у якому вигляді подається зворотний зв’язок, відображається на враженні від компанії в цілому. Неграмотна відповідь дуже часто псує загальне враження.

Суб’єктивна думка рекрутера. Найчастіше рекрутер забуває, що, в першу чергу, його завдання підібрати відмінного кандидата в команду одного з керівників. В такому випадку фахівець з підбору відштовхується від внутрішніх переваг, симпатій, орієнтується на своє суб’єктивне розуміння. Дуже важливо вміти робити неупереджену оцінку, а не дивитися через призму власних переконань”, — Яна Декусар.

 

Правила надання зворотного зв’язку 

Надання зворотного зв’язку чи не найскладніша частина роботи рекрутера, адже повідомляти погані новини психологічно складно. Мабуть, саме тому багато хто нехтує цією опцією. І все ж надавати його вкрай необхідно! А щоб зробити це максимально комфортно та правильно, потрібно запланувати для зворотного зв’язку окремий час, налаштуватися, продумати детально хід розмови, відкласти інші справи.

Дуже допомагає під час надання фідбеку дотримання «правила сендвіча», коли ми починаємо розмову з переліку сильних сторін кандидата, дякуємо за витрачений час, за спілкування та знайомство з компанією, потім переходимо до основної частини, безпосередньо до змісту зворотного зв’язку, і, зрештою, закриваємо наш «сендвіч» словами підтримки, пропонуємо будь-яку допомогу за необхідності, зауважуємо, що залишаємось на зв’язку і з радістю повернемося до спілкування після появи релевантних вакансій. 

Ніколи не нехтуйте словами підтримки: дуже часто це те найголовніше, що зрештою зробить кандидата вашим лояльним майбутнім співробітником, колегою, клієнтом. 

І навіть якщо через декілька років ваш кандидат, почувши назву компанії, просто згадає вас з усмішкою це вже ваша велика перемога у боротьбі за бренд компанії!”, — Олександра Прилипко. 

Наприкінці співбесіди обговоріть наступні кроки: скільки всього етапів відбору, хто буде на них присутній, що потрібно виконати тестове завдання, яка його мета, хто буде його перевіряти, коли буде фінальний зв’язок. 

Ми з вами знаємо, що деякі замовники (керівники напрямків, директори) обирають фіналістів дуже ретельно і з рішенням можуть не поспішати. Наприклад, ви провели 7 первинних інтерв’ю. Серед них 3-х кандидатів рекомендували для зустрічі з замовником. Але, на його думку, це недостатня кількість і потрібно більше респондентів. Тільки за умови, що буде не менше 5-ти фіналістів, замовник готовий зустрітися, порівнювати досвід та вибрати найкращого.

Таким чином, тим кандидатам, які не підійшли для нашої вакансії, ми даємо зворотний зв’язок в проміжок часу, який пообіцяли. А з іншими 3-ма фіналістами залишаємося в контакті постійно. Чесно пояснюємо, чому наступна зустріч відкладається, що для вашої компанії надзвичайно важливо знайти свого особливого кандидата. Адже він має повністю відповідати корпоративній культурі, профілю посади та розділяти цінності компанії. Тільки тоді бізнес може розвиватися, а компанія залишатися лідером у своїй сфері. І вам потрібно трішки більше часу.

Кандидат зрозуміє, що роботодавець насправді серйозно ставиться до пошуку спеціаліста, тому що йому не все одно з ким співпрацювати. Таким чином, лояльність до вас лише зросте”, — Альона Дураєва. 

Давайте зворотний зв’язок особисто. Давайте зворотний зв’язок віч-на-віч, а не в групі людей. Річ тут не тільки в тому, що кожен сприймає публічну інформацію по-своєму, але і в тому, що кандидату теж потрібно висловитися під час фідбеку.

Будьте коректними. Під час зворотного зв’язку, незалежно від того чи ви критикуєте, чи хвалите будьте коректними й не шкодуйте часу на розмову та роз’яснення.

Покажіть, що мінуси можливо виправити. Кандидату важливо розібратися, що робити далі, а чого не повторювати.

Шукайте розв’язання проблем разом. Якщо кандидат не може зрозуміти, як впоратися зі своїми слабкими сторонами, допоможіть йому: запропонуйте кілька варіантів, розкажіть, що ви б зробили на його місці.

Якісна структурована відповідь. Якісний фідбек це перерахування фактів, але не ваша особиста оцінка того, що сталося. Просто розкажіть кандидату, як бачите його дії зі свого боку. А що робити з цією інформацією, нехай вирішує сам кандидат”, — Яна Декусар.

Розмовляла Галина Гоцалюк.

 

Читайте гарячі новини та цікаві статті про тренди, бізнес та маркетинг на нашій сторінці в Facebook і LinkedIn, отримуйте миттєву доставку нових статей в Telegram, підписуйтеся на нашу щотижневу email-розсилку та читайте наш серйозний Instagram та Instagram-журнал коміксів про маркетинг, digital-маркетинг, PR, рекламу, HR та бізнес.

Читати більше: