Як писати листи, на які відповідають, та як не втратити робоче місце за помилку в один «клік».

Спілкуватись через електронну пошту доводиться всім, незалежно від професії. І величезним бонусом буде знати, як робити це правильно! Один неякісний лист може відштовхнути потенційного клієнта чи керівництво.

У цій статті ми розглянемо правильну структуру листа й декілька важливих порад щодо ділового листування.

Тема листа

Залишати це поле порожнім – величезна помилка. Якщо адресат часто спілкується за допомогою електронної пошти, то зазначення теми полегшить йому життя: лист легко знайти за ключовими словами в пошуку, а його зміст зрозумілий одразу. Вам також буде легко знайти необхідне в папці «Надіслані».

Тема має відповідати змісту повідомлення та бути конкретною, детальною, лаконічною, беземоційною.

• Не потрібно використовувати величезну кількість знаків оклику, вживати слова-тригери «терміново!», «увага!» тощо.

• Адресат має одразу зрозуміти, про що лист, для цього в темі має бути уточнення.

Адресати

Уважно слідкуйте за тим, кому надсилаєте лист та на яку адресу. Пам’ятайте про опції поштових агентів – ви можете надсилати лист одній особі, декільком особам, додаючи до відкритої копії усіх учасників дискусії, або ж таємно додавати отримувача без сповіщення основного отримувача, використовуючи опцію прихованої копії. 

• Зверніть увагу! Коли ви переадресовуєте лист, уважно перевірте всю історію листування. Це може стати величезною помилкою: окрім демонстрації усієї розмови ви ризикуєте розголошенням конфіденційної інформації.

Основа листа

У вступі листа варто зазначити три важливих компоненти: привітання, представлення себе, анонс змісту.

У привітанні нічого складного немає, дивимось за вікно і вказуємо: «Доброго ранку», «Доброго дня», чи «Доброго вечора». Можна виділитись, написавши емоційні привітання: «Здрастуйте», «Доброго здоров’я», «Наші/мої вітання».

Для наступного кроку укладено чек-лист запитань, на які адресат має отримати відповідь.

Хто пише?

Тут важливо деталізувати, але максимально лаконічно, відповідно до ситуації.

Звідки знаєте?

Варто зазначити, звідки ви почули про компанію, якій адресовано лист. 

Що підштовхнуло вас до написання листа, на що ви відреагували. 

Навіщо пишете?

Повідомити/поінформувати/надіслати важливі матеріали…

Після короткої презентації викладаємо основну інформацію листа. Якщо маєте запитання, потрібно уточнити їх після основної інформації. Бажано ставити всі одразу, аби не створювати «кілометрове» листування, у якому  можна загубити найважливіше.

Що очікуєте? 

У фіналі адресат має зрозуміти, що робити далі. Запропонуйте наступні кроки співпраці, кінцеві терміни виконання робіт, ваші плани.

• Уживайте фрази-конкретизатори, як-от: «Чекатиму роботу до 12-го липня», «Прошу ознайомитися з матеріалом та дати відповідь до 12-го липня».

• Застосовуйте постскриптум лише за потреби.

Підписуємо листа

Підпис наприкінці листа – спосіб ідентифікації. Може видаватися, що ваш лист унікальний, проте в адресата їх тисячі, тому важливо зазначити прізвище та ім’я, посаду, контакти та координати (адресу компанії).

Важливі поради!

• Комфортний час очікування на відповідь складає 2-3 години. День – припустимий термін. Не затримуйте відповідь, якщо питання можна вирішити швидко, про затримку надання відповіді завжди попереджайте.

 Ідеальний лист не більший за екран монітора. Дуже важливо, щоб текст містив до 2000 символів, інакше адресату буде складно сконцентруватися на головній ідеї. Більше інформації надсилайте документом.

• Не прикріплюйте вкладення більше за 3 МБ. Для випадків з великими за обсягом файлами використовуйте файлообмінники чи архіватори. Не забудьте сповістити отримувача про вкладення в листі.

• Ставити позначку «повідомити про прочитання» вияв неввічливості.

• Чим більше «ні» та «але» в листі – тим менше радості воно принесе адресату. Уникайте їх, замінюючи на «проте», «водночас», «однак».

• Не забувайте ретельно вичитувати текст на наявність орфографічних, стилістичних та граматичних помилок та перевіряти, чи правильно зазначили адресата. 

• Після 21:00 бажано листи не надсилати. Використовуйте опцію планування відправки листа. 

Кар’єрний успіх починається з дрібниць: якщо ви вмієте грамотно написати тему листа, то й підкорити світ зможете.



Підписатися зараз

Читайте більше: