Про правила текстових та голосових повідомлень у різноманітних месенджерах: Facebook, Telegram, Viber, WhatsApp. 

У минулій статті про “нетикет” (з англ. — net та etiquette — мережа та етикет) ми вже з’ясували, як правильно себе поводити під час онлайн-конференцій.

Відеоконференція, як правило, триває недовго, а ось листування — постійний процес спілкування в мережі. У цьому матеріалі ми підготували головні правила, як листуватися, щоб справляти на людей гарне враження. 

 

Письмові повідомлення

1. Вітатися не завжди обов’язково

Писати привітання варто, якщо ви списуєтеся вперше за день чи коли ви ініціюєте спілкування. Увесь інший час  коли відбувається продовження вашого спілкування, вітання можна опустити. 

Також в інтернет-спілкуванні недоречно просто вітатися в повідомленні та чекати відповіді. Одразу формулюйте суть. 

2. Не надсилайте інформацію шматками в різних повідомленнях

Людей дуже дратує, коли їм приходить багато сповіщень одночасно, оскільки складається враження чогось надважливого. А заходячи в чат, людина бачить, що ви просто не можете скласти думку в одне ціле.

Формулюйте суть цілісно, одним лаконічним повідомленням. 

3. Не обов’язково відповідати моментально

У щоденному спілкуванні допустимо відповідати до однієї доби. Взагалі, єдиного правила не існує: дивно не відповідати близьким цілу добу. Але, якщо ми говоримо про ділове листування в соціальній мережі — це нормально. Це не вважається ігноруванням, ви банально можете не мати достатньо інформації, щоб надати миттєву відповідь. Або відкладаєте відповідь до моменту, коли матимите час на концентрацію на питанні зі звернення. 

І також варто пам’ятати, що відповідати незнайомій людині взагалі необов’язково, тільки ви вирішуєте, бажаєте реагувати на неочікуванний запит.  

4. Надсилайте посилання на контент зі своїми поясненнями 

Поважайте час свого співрозмовника. Не змушуйте його відволікатися на беззмістовні повідомлення з посилання  пишіть невеличке пояснення, на що звернути увагу, до чого це вашому співрозмовнику.  

5. Відповідайте на контент

Якщо ви не відповісте на надісланий контент образите свого співрозмовника. З вами чимось поділилися, ваша думка важлива для когось викажіть її. Це ввічливо.

6. Відповідайте на всі питання

Часто, коли вас довго не було за гаджетом, ви бачите повідомлення з багатьма запитаннями одночасно. Неввічливо відповідати лише на частину з них. Співрозмовнику буде незручно перепитувати ще раз, а ви можете випустити щось важливе з листування. Уважно вичитуйте весь текст та давайте відповідь на все.

У месенджерах користуйтеся функцією “відповісти”, щоб співрозмовник бачив, що і на яке питання ви відповіли. Не змушуйте нікого витрачати свій час на перепитування. 

У груповому чаті відмічайте людину, якій відповідаєте. 

7. Вимикайте сповіщення на ніч

У карантинну епоху повністю стерлися часові рамки дозволеного в інтернет-спілкуванні. Незалежно від того, чи хочете, чи ні, ви будете отримувати повідомлення від колег навіть вночі. Найгірше, що ви можете зробити в цьому випадку читати комусь моралі. 

Вимикайте сповіщення та займайтеся своїми справами після робочих годин. За сучасним етикетом допустимо відповідати після 8 ранку.

Якщо ви розумієте, що повинні пізно надіслати повідомлення це не груба помилка, але краще скористайтеся функцією “відкладені повідомлення” або “надіслати без звуку”.

Однак, рекомендовано все-таки втриматися від нічних “написувань” без особливо важливих підстав. 

8. Не телефонуйте без домовленості

Ще декілька років тому це правило здавалося б дивним, але в епоху месенджерів незаплановані телефонні дзвінки вважаються неввічливими. Перед тим, як телефонувати, потрібно повідомити про це письмово, спитати, чи зручно людині розмовляти. 

9. Персоналізуйте привітання на свята

Знайти святкову картинку це, звичайно, добре, але часто безкінечне пересилання таких привітань неповага до співрозмовника, бо ви “забиваєте” пам’ять його гаджета спамом.

Та й вітати когось “аби було” — теж не найкращий варіант підтримувати хороші стосунки. Якщо вітаєте когось пишіть персоналізовані, цікаві привітання, навіть якщо з картинкою з інтернету.

Вітайте від душі! Так ви точно запам’ятаєтеся співрозмовнику та викликатимете тільки приємні емоції. 

10. Використання емотиконів в діловому спілкуванні

Однозначної відповіді на це питання не існує, бо суспільство різко поділилося на “за” та “проти” використання емодзі та стикерів в діловому спілкуванні. 

Використовувати емотикони в месенджерах в межах ділового спілкування доречно за деяких умов:

 ви вже гарно знаєте людину, у вас склалося тепле спілкування;

 співрозмовник точно зрозуміє сенс цього емотикону і не трактуватиме його двозначно;

 не ви почали першим спілкування засобом емотиконів.

Коли точно не потрібно використовувати емотикони:

 для стилю співрозмовника це непритаманно;

 це непритаманно вам;

співрозмовник набагато старший, вищий за статусом чи посадою;

 ви не вмієте коректно та доречно використовувати такий спосіб комунікації, наприклад, використовуєте надто багато емодзі.

 

Голосові повідомлення

Голосові повідомлення відносно нова та дуже зручна функція для швидкої передачі інформації. Але й тут користувачі соціальних мереж поділилися на дві групи: люблять спілкуватися голосовими та дратуються від них. 

1. Дізнайтеся, чи співрозмовник хоче отримувати голосові повідомлення

Перед тим, як надсилати голосове повідомлення, потрібно уточнити, чи співрозмовнику зручно його прослухати. Особливо це стосується ділової комунікації, бо в спілкуванні з близькими ви можете пропонувати свої правила. 

2. Голосові повідомлення для особистого спілкування

Нерекомендовано надсилати такі повідомлення в групових чатах, бо складно усіх одразу запитати про зручність, до того ж ви не можете бути впевненими, чи всі прослухають.

3. Не зловживайте короткими та довгими голосовими повідомленнями

Краще не надсилати голосові тривалістю коротше за 10 секунд, бо таку думку можна викласти в одне речення. Не заповільнюйте мовлення під час запису. І не записуйте занадто довгі повідомлення.

4. Пишіть коротке пояснення, про що ваше голосове повідомлення

Намагайтеся голосові повідомлення надсилати з письмовою підв’язкою, про що воно. Так, якщо співрозмовнику незручно його прослухати зараз він буде знати, чи воно термінове, чи ні, й відштовхуватися від цього. 

•  •  •

Складність цифрового етикету полягає в тому, що багато думок з приводу того чи іншого питання абсолютно протилежні. Навіть наведені правила в конкретному місці та конкретний час можуть мати винятки. 

Спілкування в месенджері динамічне, тому важливо вміти адаптуватися під кожного співрозмовника, створюючи максимально комфортні умови спілкування для всіх сторін.

Читайте гарячі новини та цікаві статті про тренди, бізнес та маркетинг на нашій сторінці в Facebook і LinkedIn, отримуйте миттєву доставку нових статей в Telegram, підписуйтеся на нашу щотижневу email-розсилку та читайте наш серйозний Instagram та Instagram-журнал коміксів про маркетинг, digital-маркетинг, PR, рекламу, HR та бізнес.

Читати більше: