Про найпоширеніші помилки нових керівників.

Зайняти керівну посаду, отримати повноваження керівника команди завжди велике досягнення. Але разом з радістю приходять й тонни завдань, у яких недосвідчені керівники тонуть. 

1. Невміння ставити завдання

З новою посадою приходить відповідальність не тільки за себе, але й за підопічних. Виконує завдання хтось відповідати вам. Якщо неправильно сформулювати вимоги чи неправильно донести їх до виконавця, чи варто чекати правильного результату? Хіба що погано виконаної роботи, завалених показників компанії, втраченого клієнта. 

Рішення

  Перш за все, треба усвідомити, що функція керівника – це не робота менеджера, який веде свій напрямок, і навіть не менеджера, який веде напрямки всіх підопічних. Це функція візіонера, який сам формує стратегічні цілі, розбиває їх на завдання, делегує виконавцям, контролює роботу, збирає та оцінює результати. 

  Така відповідальна справа потребує чіткої структури оформлення процесів. Кожен новоспечений керівник має спочатку зібрати команду та повідомити про те, як буде відбуватися процес призначення завдань, де вони фіксуватимуться, як відбуватиметься звітність, як буде оцінюватися їх ефективність. Погодити з колективом перші тестові комунікації всередині команди, щоб перевірити, чи всі учасники робочого процесу задіяні та чи все зручно та ефективно працює. 

  На основі цієї домовленості з колективом керівник має сформувати чи застосовувати наявну систему оформлення процесів. Наприклад, завести нові спільні електронні документи для спільного ведення робочих процесів. 

  Керівник має переконатися, що вся команда зрозуміла, як ставляться завдання, які вимоги до їх роботи, як будуть передаватися керівнику та оцінюватися результати. 

  Започаткуйте культуру перепитування це значно зекономить і ваш час, і час робітника. Створіть окремий канал для оперативної комунікації, наприклад, спільний чат в месенджері, де кожен учасник команди будь-якої миті може задати уточнювальне запитання та отримати відповідь від керівника чи команди.

 

2. Ставити завдання не тому співробітнику

Якісна робота вимагає професійності в кожній ланці процесу. Немає сумнівів, що ви прийшли керувати командою професіоналів. Вірогідно, це саме так. 

Однак, сучасний ритм роботи компаній, де ще не сформовані та не структуровані процеси (а це 80% ринку в Україні), вимагає від працівника мультизадачності, що у більшості випадків викривлює ефективність та погіршує результати роботи всієї команди. 

Наприклад, маркетинг компанії представлений двома-трьома працівниками, які мають втілювати роботу повноцінної команди з 6-8 спеціалістів. Звичайно, це негативний підхід до роботи, так званий “усе і одразу”. Але реалії такі, що потрібно викручуватися. 

Рішення

  Новоспечений керівник має провести співбесіду з кожним підлеглим працівником, навіть якщо вони були знайомі раніше, та дізнатися все про його професійну експертність, досвід, амбіції, зацікавлення та навіть хобі. Тоді може з’ясуватися, що бренд-маркетолог зацікавлений в проведенні івентів та не розуміється в діджитал-маркетингу, а трафік-менеджер вміє писати рекламні тексти та робити креативи для реклами і щоразу дратується, що графічні дизайнери передають йому “неробочий” рекламний контент, а копірайтери – тексти з передруками та банальними помилками.    

  Визначте всі-всі процеси, які зазвичай виконує команда, та продумайте, як оптимізувати їх таким чином, щоб кожному випала робота не тільки за фахом, але за експертністю та інтересом. Наприклад, трафік менеджер, окрім запуску та ведення рекламних кампаній, буде створювати креативи, писати текст та допомагати smm-менеджеру, а бренд-менеджер буде вести зовнішні комунікації та проводити івенти. 

  Постійно проводьте профайлінг співробітників. 

Профайлінг сукупність методів і методик оцінювання та прогнозування поведінки особи на підставі аналізу найінформативніших ознак, психологічного портрета особи, характеристик зовнішності, невербальної та вербальної поведінки, місцеперебування тощо.

  Керівнику завжди потрібно розуміти, наскільки працівник професійно виконує свої завдання, який рівень його зацікавленості в них. Якщо він “не витягує”, потрібно переключати його на інші завдання, які він виконуватиме краще.  

 

3. Сто керівників 

Новоспеченому керівнику потрібно встановити зону сили його голосу. Кому він підпорядковується (генеральному директору, директору департаменту, власнику компанії, інвестору) та які суміжні функції з іншими відділами він виконує, як це регулюється між собою. 

Часто трапляється так, що будь-якому робітнику можуть ставити завдання одночасно керівник, власник компанії, керівник суміжного відділу. Такі ситуації негативно впливають на усі процеси, адже вони підривають процеси, які вибудовує керівник команди. 

Рішення

  Завдання керівника полягає в тому, щоб розібратися з реальною картиною управління в компанії, вона дуже часто відрізняється від інформації, яку він отримує від HR при прийомі на роботу. 

  Керівник повинен продумати своє бачення правильних процесів узгоджень та узгодити його з HR та своїм керівництвом. 

  Керівник має повідомити про нову структуру узгоджень зі своєю командою, вони мають чітко розуміти, що підпорядковуються своєму керівнику та мати скріпт дій на випадки, коли хтось з керівників порушить узгоджену з новим керівником процедуру комунікації. Наприклад, працівника відділу потурбував завданням хтось в обхід керівника, у відповідь він повідомляє, що потурбує з цього приводу керівника, та тоді буде надана спільна з керівником відповідь, чи буде виконане це завдання, у якому форматі та коли. 

 

4. Втрата контролю за виконанням завдань

Даючи завдання, новоспечений керівник часто просто очікує результату, не цікавиться статусом роботи. Це теж призводить до поганого результату: робітник може “здивувати” вас вже наприкінці зовсім не тою роботою, на яку ви очікували.  

Рішення

  Керівник повинен мати доступ до всіх процесів команди. 

  Створіть спільні електронні документи формату Action Plan з фіксацією статусів усіх завдань. 

  Започаткуйте традицію коротких зустрічей для обговорення усіх процесів, що виконуються. Наприклад, одну зустріч для обговорення статегічних завдань – формат зустріч brainstorm work 1 година щопонеділка та для обговорення поточних процесів – формату team work на 40 хв щосереди чи щовівторка.

 

5. Відсутність зворотнього зв’язку

Новоспечений керівник може думати, що робітник спокійно сам з усім впорається, і що задача робітника — тільки задача робітника. Як наслідок — знову ж таки, неякісний результат, повтор одних й тих самих помилок.

Рішення

  Систематично давайте робітникам відгуки на їхню роботу, ввічливо та коректно вказуйте на їхні помилки. 

  Не забувайте до кожного шукати індивідуальний підхід, ваше завдання не образити людину, а направити та налаштувати на продуктивну роботу. Завжди надавайте коментарі на будь-яку виконану роботу, як хороші, так і критику. 

  Створіть формат для обговорення KPI результатів роботи команди. Всі вони мають розуміти, в чому полягає суть їх роботи, та як результати їх роботи впливають на компанію.  

 

6. Гіперболізація планів

Робітники мають розуміння, до чого йдуть, та вмотивовані, як мінімум, до якогось моменту. А от надто грандіозні, нереальні плани завжди приводитимуть до невчасного, неякісного виконання завдань. Усі завантажені на 100%, а план все не виконується. 

Рішення

  Завдання керівника формувати стратегічні завдання і ділити їх на тактичні кроки та делегувати команді з чітко встановленими умовами для виконання. 

  Керівник має знайомити команду зі стратегією, щоб вони розуміли контекст завдань, але глобально – це його турбота. Працівники – виконанці лише тактичних кроків зі стратегії. 

  Керівник повинен створювати реальні плани завдань для команди – з врахуванням ресурсу команди, бюджету та часу. 

 

7. Відсутність стандартів в роботі

Керівник часто дає однакові завдання різним людям. Відповідно, отримує різні результати. 

Рішення 

  Потрібно розробити стандарти для всіх процесів в команді. Наприклад, скріпт запису в Instagram, вимоги до оформлення статті, скріпт брифу для клієнтів, скіпт прес-релізу. 

  Розроблені стандарти (шаблони, скріпти) мають бути завжди у вільному доступі команди. 

 

8. Нерозуміння робітниками ключових цілей компанії

Ще одна проблема керівництва — відсутність спілкування чи навмисне замовчування планів та головних цілей компанії з робітниками. Для молодих спеціалістів це невелика проблема, вони тільки пристосовуються та потребують вашої підтримки. А от досвідчені робітники стають розгубленими, втрачають мотивацію працювати якісно (а навіщо? яка мета?), тоді для компанії цілі стають все більш недосяжними. 

Не можна досягнути того, про що не знаєш. Якщо ваші робітники не можуть відповісти на питання про, хоча б, річні цілі організації — це привід серйозно задуматися. 

Рішення 

  Влаштовуйте обговорення планів компанії, діліться з робітниками статистикою, показниками, можливостями. Це не тільки дасть розуміння усім, в якому напрямку рухається компанія, це потужно мотивує колектив. Робіть це систематично, щоб тримати “в тонусі”  підопічних, відповідайте на їхні запитання, повідомляйте про додаткові бонуси, якщо вони передбачаються. 

  Усі однаково мають право знати про цілі організації, в колективі немає “своїх, хто в темі” чи “чужих”. Не замовчуйте цю інформацію, не діліть нікого на групи. 

 

9. Проблема дедлайнів

Робітники систематично прострочують дедлайни. Ця проблема навіть не потребує пояснень — це апріорі погано. Але чому так буває?

По-перше, ви можете ставити людині надто багато завдань, а її рівень загрузки не дозволяє виконати все настільки швидко, наскільки ви просите. Дивно давати людині на півставки роботи на обсяги, як на повну, чи вважати, що “написати якусь там програмку — справа декількох годин” — робітник або звільниться, або ви тонутимете в його справах разом з ним. А потім він все одно звільниться. 

Рішення

  Керівник має узгодити питання дедлайнів з командою та систематизувати їх фіксацію за допомогою спільних документів та програм, наприклад, Action Plan та Trello, Jira тощо. 

  Керівник повинен домовитися з командою про обговорення дедлайнів. Наприклад, що працівник, окрім програм та спільних документів, має особисто вийти на зв’язок та повідомити заздалегідь про те, що не зможе виконати завдання до встановленого дедлайну. Так керівник матиме змогу вирівняти цей процес, узгодити з іншими заданнями та провести необхідні комунікації з іншими відділами, вищими керівниками чи замовниками.   

Новопризначені керівники часто зустрічаються з одними й тими ж проблемами. Тиск власних емоцій через високу відповідальність та величезну кількість поставлених завдань й настрій в команді можуть заважати керівнику сфокусуватися та розпізнати їх. 

Користуйтеся цими порадами як чеклістом для перевірки та швидкого владнання поломки у вашій команді. 

 

Читайте гарячі новини та цікаві статті про тренди, бізнес та маркетинг на нашій сторінці в Facebook і LinkedIn, отримуйте миттєву доставку нових статей в Telegram, підписуйтеся на нашу щотижневу email-розсилку та читайте наш серйозний Instagram та Instagram-журнал коміксів про маркетинг, digital-маркетинг, PR, рекламу, HR та бізнес.

Читати більше: