Как создать правильный пресс-релиз.

Пока медийные эксперты высказывают предположение, что пресс-релиз уже неактуален, продвинутые PR-специалисты нарабатывают с их помощью репутацию для своей компании. Грамотно составленный пресс-релиз мощный инструмент любого PR-щика и отличный способ для компании активно продвигаться в СМИ. 

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз официальный PR-документ компании, составленный в жанре новости. Пресс-релизу присуща лаконичность не более одной страницы (400-500 слов), а также точность подачи информации, наличие конкретики и фактов. Пресс-релизы базируются на инфоповодах компании.

Компании передают пресс-релизы, как правило, сразу нескольким СМИ, чтобы новость была размещена на нескольких ресурсах одновременно для максимального охвата. Для того, чтобы редакция приняла пресс-релиз, он должен соответствовать всем нормам, быть готовым к публикации, не требуя дополнительной работы редакции. 

Для чего нужен пресс-релиз? 

Пресс-релиз помогает компании освещать сообщение новостного характера через СМИ на широкую аудиторию, повышая бренд-охват и улучшая выдачу бренда в поиске. Также пресс-релизы способствуют устойчивым отношениям компаний с медиа. 

Как правильно составлять пресс-релиз?

Структура пресс-релиза несложная, поэтому научиться писать хорошие пресс-релизы достаточно легко. Ознакомьтесь с самыми главными составляющими пресс-релиза:

1. Заголовок

Заголовок короткое предложение, которое обобщает смысл новости. Редакции ежедневно получают огромное количество пресс-релизов, поэтому над заголовком надо особенно поработать, он должен максимально привлекать внимание как редакции, так и будущего читателя.

Главная задача вместить больше смысла в наименьшее количество слов. Избегайте сложных синтаксических структур, непонятных большинству профессионализмов, также не переусердствуйте с метафорами, если смысл поймут не все. Выделяйте заголовок шрифтом.

2. Лид

Текст небольшого размера, который информирует, о чем будет новость. Он состоит примерно из 300-400 символов, вводя читателя в суть дела. Лид детальнее раскрывает заголовок, объясняя его.  

3. Фактаж 

Добавьте данные, которые максимально описывают ситуацию — страну, город, дату, адрес и т.д.

4. Содержание 

“Тело” пресс-релиза должно максимально раскрывать тему. Пресс-релиз должен быть максимально нейтральным и базироваться на фактах, объяснять, что произошло, но читаться с легкостью и интересом.

Используйте статистику, фото, видео оперируйте фактами. Это и вызывает доверие у читателя, и повышает шанс на размещение публикации.

Избегайте оценочных суждений: пусть каждый читатель сделает сам выводы. Не злоупотребляйте канцеляризмами и вставными словами, которые наводняют текст: “Стоит отметить”, “Для того, чтобы”, “Доводим до вашего сведения”. 

Принцип простой, если можно не использовать не использовать. Есть потребность подбираем максимально точную вставную конструкцию.

5. Вставки: ссылки, изображения, видео

Добавляйте в пресс-релизы изображения, видео, переходы на всю информацию, связанную с инфоповодом. Например, это может быть фотоотчет, креативы рекламной кампании, инфографика, баннер, видеоролик, лендинг, посвященный новости. 

Если вам необходимо добавить в пресс-релиз файлы, изображения или видео – обязательно загружайте их на Google Диск или файлообменники (например, DropMeFilesDropboxWeTransfer) — и обязательно используйте ссылки. Видео удобно передавать с помощью ссылки на YouTube или Vimeo.

6. Информация о компании

Пресс-релиз обязательно должен содержать вставку с информацией о компании – укажите полное название компании, сферу деятельности. 

7. Финал

Укажите контакты человека, ответственного за работу с пресс-релизами, чтобы представитель СМИ мог связаться с компанией: ФИО, номер телефона, email, должность. 

Проверка пресс-релиза перед отправкой

После написания пресс-релиза перечитайте его и попробуйте ответить на вопросы:

1. О чем идет речь?
2. Кто участники описываемых событий?
3. Когда и где происходит событие?
4. Информация о компании.

Если вы можете ответить на все эти вопросы после прочтения пресс-релиза его уже можно считать неплохим. 

10 правил рассылки пресс-релизов

#1. В теме письма укажите название компании и “пресс-релиз”. Например в формате: Название компании | Пресс-релиз | Название инфоповода. 

#2. В письме кратко сформулируйте, о чем пресс-релиз. 

#3. Журналисты по-разному работают с пресс-релизами. Позаботьтесь о том, чтобы тест письма можно было открыть на любом компьютерном устройстве, для этого предпочтительней отправлять пресс-релизы во вложении в документе формата Word.

Обратите внимание, что если пресс-релиз содержит медиафайлы и ссылки, вам следует отметить в тексте, где они должны быть вставлены. если Вам нужно передать фото/видео – они должны быть в высоком качестве, поэтому закачайте их на файлообменник или Google Диск и передайте их в виде ссылки на файлообменник. Если фото 1-2, их можно прикрепить к письму. Видео лучше отправлять в виде ссылки на YouTube или Vimeo.   

#4. Не забывайте проверять пресс-релизы на грамотность.

#5. Проверьте правильность написания компании, торговой марки, в редакции проверять и исправлять эту информацию не будут. 

#6. Одно письмо – один получатель. Совершенно непрофессионально отправлять пресс-релиз всем контактам в СМИ одновременно. Персонализируйте каждое письмо, налаживайте личное общение с представителями нужных вам СМИ. 

#7. Проявите уважение к редакции, кому вы передаете пресс-релиз. Изучите правила публикации, следуйте им.

Если пресс-релизы принимаются только на коммерческих условиях, начните коммуникацию с обсуждения всех подробностей, оформления сотрудничества, и только после этого направляйте пресс-релизы.

Если редакция принимает пресс-релизы бесплатно, обсудите все нюансы, как, когда и в каком виде нужно передавать пресс-релизы, чтобы редакции было удобно их обрабатывать и публиковать.

Никогда не требуйте публикаций, размещение любой новости (платно или бесплатно) всегда остается на усмотрение СМИ.  Общайтесь с представителями редакции вежливо и корректно. 

#8. Готовьте и отправляйте пресс-релизы заблаговременно. Если вы планируете высылать материал в день события, вы не можете быть уверены, что его успеют пустить в работу так срочно, как бы вам этого хотелось. Лучше всего направлять пресс-релизы накануне дня события с пометкой о дате инфоповода, оставляя время для коммуникации со СМИ (на 1-7 дней раньше). 

#9. Похожая рекомендация касается времени отправки пресс-релиза. Если вы отправляете его в нерабочее время или неактивное время для обработки новостей, например, во второй половине дня, не расчитывайте на публикацию день в день. Определите время для рассылки пресс-релизов так, чтобы редакция СМИ получила его к 8 или 9 утра. 

#10. Не рассчитывайте на правки пресс-релизов. Такой формат отправки инфоповода подразумевает полную ответственность отправителя за текст и вложения. 

Регулярная публикация инфоповодов компании в СМИ – это очень важный инструмент продвижения, чем больше о вас говорят, тем лучше. Поработайте над пресс-релизами, чтобы представить свою компанию в нужном свете. 

Читайте гарячі новини та цікаві статті про тренди, бізнес та маркетинг на нашій сторінці в Facebook і LinkedIn, отримуйте миттєву доставку нових статей в Telegram, підписуйтеся на нашу щотижневу email-розсилку та читайте наш серйозний Instagram та Instagram-журнал коміксів про маркетинг, digital-маркетинг, PR, рекламу, HR та бізнес.

Читати більше: