Как полностью перенести все задачи и воркфлоу для удаленной работы команды в одну бесплатную онлайн-программу Trello.

Желание охватить все плановые вопросы, идеи команды, пожелания руководителей и клиентов становится огромной проблемой для любого менеджера.

Количество потребляемой цифровой информации с каждым днем растет: мы сохраняем ссылки на сайты, статьи и посты в соцсетях, делаем скриншоты и фотографии, откладываем важное во всех источниках, делаем записи блокнотах, в заметках на телефонах и компьютерах. Все разбросано и для организации такого объема контента было бы неплохо завести личного помощника.

Больше всего в сложившейся ситуации страдает эффективность и тайм-менеджмент, ведь для того, чтобы вспомнить, найти и обработать единицу информации, мы тратим чересчур много времени, отвлекаясь на текущие вопросы в каждом таком хранилище – странице в соцсетях, заметках или галерее смартфона, различных чатах.

Именно поэтому прогрессивные компании пришли к единому решению – строить менеджмент всех отделов в едином поле – перенося полностью все задачи и воркфлоу каждого участника команды в одно место – онлайн-программу для удаленной работы команды.

Такой формат работы позволяет вести совместные проекты в едином пространстве, контролировать рабочий процесс без чрезмерного вмешательства в работу команд, планировать стратегию и самое главное – быть мобильным офисом.

Существует множество программ для командной удаленной работы: Asana, Trello, Jira и другие. Каждая из них имеет свои особенности и так называемое конкурентное преимущество.

Мы предлагаем разобрать программу Trello, которую используем для организации работы нашей редакции, и которую используют наши партнеры – известные маркетинговые и рекламные агентства, бизнесы из разных областей. 

Почему все любят Trello? 

Как организовать работу всего отдела
в одной программе Trello

Trellо – программа для организации эффективной работы в команде вне зависимости от того, работает она в офисе или удаленно онлайн. Этот сервис построен по принципу японских канбан-досок, где каждая задача разбивается на этапы. 

Для руководителей канбан-доски Trello позволяют:

  • создавать и распределять задачи;
  • группировать задачи в общие проекты;
  • оперативно связываться в чате с исполнителями каждой задачи;
  • проверять статус выполнения в соответствии с дедлайном, объем нагрузки и активность каждого сотрудника;
  • прикладывать любые файлы и источники информации: ссылки, документы из Google диска, изображения, тексты;
  • хранить архив всех материалов и проектов;
  • быть в процессе, находясь в любой точке мира, используя программу с рабочего компьютера или приложения в смартфоне. 

Все эти и другие преимущества позволят составить полную картину рабочего процесса офиса онлайн.  

Для небольших компаний и фрилансеров программа хороша еще тем, что большая часть функционала Trello открыта для бесплатного использования, поэтому любой желающий может начать работу в программе – для личных и профессиональных целей в любое время. 

Рассмотрим схему организации работы отдела маркетинга в Trello. 

1. Держите свою работу и личные доски Trello отдельно

Главное правило – не мешать личное с работой – действует в Trello по такому же принципу, как и в жизни. Заведите личную запись и отдельно рабочую.

Тем самым вы сводите к минимуму риск потери доступа к вашему личному контенту в будущем, если, скажем, смените работодателя. Риск потери доступа к информации очень низок, но вы не хотите, чтобы бывший работодатель имел права администратора на ваших досках только потому, что к вашей учетной записи все еще привязан старый рабочий адрес электронной почты.

2. Покажите вашим уведомлениям, кто Босс

Иногда трудно понять, с какого устройства или приложения приходят ваши уведомления. Потратив несколько минут на то, чтобы установить свои предпочтения на панели уведомлений Trello, вы можете, по крайней мере, получить контроль над своими действиями на доске.

На панели уведомлений Trello, которая отображается в верхнем правом углу вашей доски (просто посмотрите на этот маленький красный колокольчик), вы можете сделать что-то вроде:

  • Разобраться с уведомлениями, когда вы будете готовы. Отметить их как прочитанные или непрочитанные, чтобы вернуться к ним позже, в зависимости от того, что вы хотите держать в голове. Затем вы можете выбрать «фильтровать по непрочитанному», чтобы вернуться к тем карточкам, которые предназначены для дальнейшего использования.
  • Отрегулировать сроки исполнения и отметить карточки как выполненные, не переходя к полному виду карточек.
  • Отменить подписку на самую шумную карточку прямо из самого уведомления, чтобы не отвлекаться из-за большого количества уведомлений о переписке в одной карточке.  

3. Продумайте скрипт организации работы отдела с помощью нескольких досок Trello для более чистого рабочего процесса

Теория хранить все в одном месте часто применяется некорректно, и многие начинают работу в Trello c одной доски и используют ее для самых разных целей.

Может показаться, что проще объединить все виды задач в одну доску, но в результате вы можете получить гигантскую доску со слишком большим количеством списков и недостаточной организацией. 

Вместо этого, попробуйте спланировать рабочий процесс, охватывающий несколько досок. Вот схема того, как это может выглядеть:

Понимание того, как все ваши доски соединяются друг с другом, – это то, как вы можете объединить всю свою работу, сохраняя при этом разные рабочие процессы в отдельных досках.

Вот как выглядит список досок. 

Пример доски, которая объединяет финальные задачи. 

Пример карточки. 

proidei-trello-006

Контрольные списки (чек-листы) являются одной из самых популярных функций в Trello. Они добавляют еще один уровень организации к каждой задаче или карточке.

Создатели Trello продвигают теорию, что чек-листы оказывают психологическое влияние на наш мозг, заставляя нас чувствовать себя более совершенными и счастливыми с нашим прогрессом. 

Создавая чек-листы, вы сможете разбить задачи на более мелкие, более управляемые шаги. Фактически, чек-листы – это удобные скрипты для ваших сотрудников, которые помогут всей команде лучше понимать все важные детали и этапы задания. 

4. Удалять не удалять 

Если ваши доски загромождены, и вы хотите получить чистую доску, почему бы не сделать это? Функция «архив» доступна на каждой карточке и доске Trello. 

Вот лучшая часть: в отличие от функции «удалить», которая удаляет все следы карты или доски, архив просто лежит на заднем плане вашей учетной записи, как приятный секретный шкаф со скрытым контентом, к которому вы можете получить доступ в любое время. 

Вы можете в любое время повторно активировать любую заархивированную карту или доску, так что это может стать отличным способом уборки в офисе без последствий.

5. Последнее обновление Trello 

Вчера в программу добавили еще одну фановую фишку – настройку вида карточек на свой вкус.

Ранее пользователи могли только настраивать фон досок – выбирая любое понравившееся оформление из галереи. Сейчас же вы можете делать карточки разноцветными и устанавливать фоновые фото, выбирая их в галерее Trello или среди собственных изображений.

На десерт для интересующихся: все любят Trello за простоту, удобную организацию работы, за наличие удобных приложений для смартфонов, но также и за, что на любую доску или карточку с задачей можно добавить любой нужный вам контакт – коллег из других отделов, партнеров, спонсоров, клиентов.

 

Читать больше: